פתרונות סריקת מסמכים - איך יוצרים ארכיון דיגיטלי? 

מה היתרונות של סריקת מסמכים והפיכתם מנייר פיזי לקובץ דיגיטלי? 

התייעלות וחסכון בזמן - תהליך יצירת ארכיון דיגיטלי ממסמכים שסרקנו מאפשר לנו למצוא ולאחזר במהירות כל מסמך שנחפש בפרקי זמן קצרים מאוד. אין צורך להתקשר לארכיון ולבקש שיחפשו את המסמך ויפקססו לנו. במערכת ניהול מסמכים שהתקנו במחשבי הארגון נוכל בלחיצת כפתור אחת לשלוף במהירות את המסמך הרצוי. חסכנו זמן, חסכנו כסף.
צמצום בשטחי אחסון במשרד - קלסרים רבים וארכיוני מסמכים גדולי קיבולת הופכים בעצם תהליך סריקת מסמכים לדיסק אחד המסוגל לרכז בתוכו את כל המידע העצום שהארגון צבר. את המסמכים הללו תוכלו לאחזר ולהציג במערכת ניהול מסמכים מתאימה, ובלחיצת כפתור.
אבטחת המידע -  בתהליך סריקת מסמכים  ליצירת  ארכיון דיגיטלי אנחנו יוצרים גיבוי למסמכי הנייר המקוריים (שאותם כדאי להעביר לאחסון בארכיון / בית גניזה). את הגיבוי הדיגיטלי של המסמכים שסרקנו אנחנו נשכפל מספר פעמים ונשמור אותו במספר מקומות נפרדים בארגון ומחוצה לו. בדרך זו אנחנו מוודאים שהמידע הזה יהיה מאובטח.
מגוון אמצעי גיבוי - את המסמכים שסרקנו נוכל לשמור ולגבות באמצעי מדיה שונים. ראשית נוכל לשמרם בתיקיות המחשב המקומי או בשרת הארגוני. ניתן לשמור את קבצי המסמכים הסרוקים בדיסק און קי בנפח גבוה. ניתן לשמרם על גבי דיסק רגיל (CD) או דיסק בנפח גבוה (DVD). את הדיסק הזה נשכפל ונפזר במספר מקומות אחסון לכל צרה שלא תבוא. 
  
ניתן לשמרם במחשב נייד ולהעבירם איתנו ממקום למקום.  ניתן לבצע הצפנה של המסמכים הסרוקים או של התיקייה בהם אחסנו אותם כך שהגישה תהיה יותר מאובטחת. ניתן לשמור את המסמכים על מיקרופילם וניתן לשמור את המסמכים בדיסק חיצוני. 
ניתן לשמור את המסמכים באתרי אחסון חינמיים באינטרנט (במידה והמסמכים אינם חסויים) ועוד.
כמו כן קיימות חברות בשוק הנותנות שירותי שמירה וגיבוי של מידע דיגיטלי וניתן לאחסן אצלם את הקבצים הדיגיטליים לגיבוי נוסף.

כעת, לאחר שהארגון מעוניין לעבור תהליך של סריקת מסמכים, עליו לחשוב כיצד לעשות זאת. האם לבצע את תהליך סריקת המסמכים באופן עצמאי על ידי רכישת הציוד המתאים, או לבצע זאת באמצעות חברות המתמחות במתן שירותי סריקת מסמכים (שרותי סריקה) בבית הלקוח. אתם תחליטו.